外贸业务信函

外贸业务信函是什么？

外贸业务信函是外贸人员与世界各国开展进出口贸易业务时，用于洽谈交易、联系业务的专用信函。目前，在国际贸易中，通过信函完成并获得了大量的商业咨询和市场信息。因此，商业信函在国际贸易过程中是不可或缺和非常重要的。写好商业信函可以直接促进交流、发展贸易和增进㈤友谊的作用。外贸工作者必须掌握写外贸信函的基本知识和词汇，才能胜任工作。

写外贸业务信函

构成外贸业务信函：

外贸业务信函由标题和信文两部分组成。

标题：

写在信纸的中间，独立于信纸。标题应能够简要总结写信的原因和写信人的态度，使收件人一眼就能清楚地看到信件的内容。

信文：

信文由四部分组成:称呼、正文、签名和日期。

称呼：

名称是收件人的名称或具体负责人的名称。顶格写，写全名，单占一行。

正文：

文本是信件的主要部分，即信件的内容。说明原因，表明态度，说明原因。也就是说，对某件事表现出肯定或消极的态度，并澄清采取这种态度的真相。叙述和解释应该清楚；推理应该是合乎逻辑和雄辩的；当讨论问题和提出异议时，意见应该清楚，态度应该清楚，证据应该是确凿的。为了减少流通环节，提高工作效率，方便分类归档，外贸信函要求一件事。

签名：签名是在信函的右下角写信函单位的名称。写全名并加盖公章。

日期：在右下角发函单位名称的下一行写上发文日期。

外贸信函的写作要求

1.内容要清晰具体。

外贸部门一般工作头绪复杂，这就要求每封信都要明确指出哪个业务、意见和理由。

比如上次贵方来信，指出我们货价偏高这句话，上次是什么意思？我们的货价指的是哪批，哪种货？不清楚。比如贵方3月5日来信说我269号货的005品种印花府丝价格偏高，就清晰具体了。

这就要求明确说明信中涉及的货物合同号、货物号、货物名称、数量、金额和日期。

2.态度要清晰。

每封信都有自己的意见，无论是肯定还是否定，无论是接受还是拒绝，都应该清晰、坚定地表达，不能含糊不清，模棱两可。例如：我们基本同意贵方的意见、可以考虑、每月可交付500或600箱、估计可在5月中旬前后交付等。

3.表达要准确。

要准确，必须注意以下三点：一是避免歧义。_句子可以这样解释，也可以这样解释，叫歧义。比如订购量超过5000码的，可以享受2%的折扣婷。如果对方刚订购5000码，买方可能会理解为应该享受折扣，卖方可能会解释为不属于折扣，会产生歧义和纠纷。比如订购5000码如，订购5000码或以上的人可以享受2%的折扣，这种表达是明确的，也就是说，订购5000码的人也可以享受折扣。如果订购量超过5000码的人可以享受2%的折扣，那么订购5000码的人不包括在折扣中。另一个例子是不能让价、不要让价、不要让价等，肯定程度是不同的。外贸信函要求语言必须准确、严格，否则会因理解不同而引起纠纷，甚至造成经济损失。

第二，防止褒贬不当。外贸信函有时涉及对双方经营能力、信用状况、产品质量、经营态度、损失、利润等的评价，应客观、公正、实事求是，防止优缺点夸大不当。例如，信用调查、催促、催促、索赔等，会遇到褒贬不一的问题，写信不应受情绪影响，应科学、冷静、现实。

三是杜绝错漏。

外贸工作责任重大。如果信中少了一个不字，意思恰恰相反。如果数字丢了一个0，差十倍。如果十万丢了一个万字，差一万倍。一旦发生这种情况，不仅不能承担责任，还会给国家或集体带来不可挽回的经济损失。因此，我们必须杜绝错误和遗漏。

外贸业务信函示例

W．H．JonesCompany，Ltd．

245LambartStreet

Lagos，Nigerial

CaleAddress:OurRefNo．FEC／Jk一112

"JONES"LAGOSYourRefNo．98／02

Date：March23，1981

TheChinaNafionedLightIndustrial

ProductsImport&ExportCorporation,

BeijingBranch，

28HuqiuRoad,

Beijing,China

Dearsirs，

Re：ElectricRefrigerator

WeareoneoftheLeadingimportersofelectricgoodsinthiscityandshallbepleasedtoestablishbusinessrelationswithyourcorporation．Wewouldliketomentionthatifyourpriceisattractiveanddeliverydateacceptable,weshallplaceourorderwithyouimmediately．Welookforwardtoyourearlyreply．

Verytrulyyours

W．H．JonesCompany,Ltd．

Signed,……

Manager

Encl．Asstated

译文：

琼斯有限公司

日利亚拉哥斯姆巴特街245号

电报登记:琼斯拉哥斯我们的参考号:FFC／JK一112

原因:电冰箱贵方参考号:98/02

敬启者：

我公司是这里最大的电器进口商之一。愿意与贵公司建立贸易关系。目前，我们公司对您的冰箱感兴趣。详见附件第785号询价单。我希望尽快收到您的最低报价。让我们提示一下。如果你的价格很便宜。交货期是可以接受的。我们公司将立即向您订购货物。

此敬

盼早复

金上琼斯有限公司

参考文献↑吕文珍编辑赵红琴.外贸写作.2007年北京语言大学出版社.7.↑黄平槐、钟贞山、郭晓霞.涉外·知识产权实用文写作.2003年江西大学出版社.8.